Handreichung zur Archivbenutzung

Glossar ausgewählter archivfachlicher Begriffe

A | B | D | E | F | H | K | L | N | O | P | R | S | T | V | Z |

Der Sprachgebrauch im Archiv ist für Benutzerinnen und Benutzer oft missverständlich. Unser kleines Glossar mit einer Auswahl der gebräuchlichsten fachsprachlichen Formulierungen soll eine Unterstützung bieten, wenn Sie das Universitätsarchiv zum ersten Mal besuchen. Gleichzeitig erweitern wir unser Glossar nach und nach um die notwendigen Begriffe in der digitalen Informationsgesellschaft.

A

Abgabepflicht

Im Archivgesetz festgelegte Pflicht der Dienststellen der öffentlichen Verwaltung, Unterlagen, die sie zur Erfüllung ihrer Aufgaben nicht mehr benötigen und deren rechtliche Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, dem zuständigen Archiv unverändert zur Bewertung auf Archivwürdigkeit anzubieten (spätestens 30 Jahre nach Entstehung der Unterlagen).

Abgeschlossene Akte

Eine Akte, die Dokumente enthält, die nicht mehr für Handlungen notwendig sind, und für die das Hinzufügen von zusätzlichen Dokumenten nicht wahrscheinlich ist. (2): Eine Akte zu welcher der Zugang begrenzt oder verboten ist.

English: closed file (en), closed file(en),

French: dossier clos (fr)

Ablieferungsliste

Formular, in dem von der Dienststelle das für den laufenden Betrieb nicht benötigte Registraturgut erfasst und dem zuständigen Archiv angeboten wird. Die Ablieferungs- bzw. Aussonderungsliste dient dem Archiv u.a. als Entscheidungsgrundlage, welche angebotenen Unterlagen archivwürdig sind und vom Archiv übernommen werden und welche durch die Dienststelle vernichtet werden können.

English: accession(en), accrual(en), deposit(en), transfer(en), transfer(en),transfer(en)

Akte

Sammlung inhaltlich zusammengehöriger Vorgänge. Ein Vorgang wiederum umfasst einen im Rahmen des Geschäftsgangs entstandenen Entscheidungsprozess zu einer konkreten Angelegenheit. Gesamtheit der analogen oder elektronischen Dokumente.

English: file(en)

Aktenplan

Mehrstufiges, hierarchisch gegliedertes Schema zur Strukturierung des Schriftguts einer Behörde. Der Aktenplan bildet in der Regel den (geplanten) Aufbau und die Zuständigkeit einer Dienststelle ab und orientiert sich zumeist am Geschäftsverteilungsplan. Aus der Notation des Aktenplans und den Ableitungen ergibt sich das jeweilige Aktenzeichen für den einzelnen Vorgang. Der Aktenplan ist ein Instrument zur Steuerung der Entstehung und Formierung zukünftiger Aufzeichnungen. Seine Struktur verbindet die in der Informationswissenschaft unterschiedenen Formen der Aufgaben und des zukünftig entstehenden Schriftguts und sowohl kann die Geschlossenheit wie die Offenheit beider Formen gleichzeitig realisieren.

English: file plan(en)

Aktenaushebung

Archiv

Institution oder Organisationseinheit, die Archivgut erfaßt, erschließt, erhält und zugänglich macht. Im übertragenen Sinne auch ihr Gebäude, aber eher selten die archivierten Unterlagen; in der Büroautomation: elektronisches Archiv als Speicher unveränderbarer, maschinenlesbar gespeicherter Unterlagen ohne archivische Erschließung und Bewertung. Der Begriff setzt die Abschließung der Aufzeichnungen voraus und impliziert ihre vorübergehende, jederzeit aber widerrufbare Auslagerung aus dem aktiven Gedächtnis. Im elektronischen Archiv bezieht sich diese Funktion auf Dokumente, während sie sich beim Archivgut auf die mit Hilfe der Unterlagen organisierten Ereignisse und Operationen bezieht.

[ Angelika Menne-Haritz (DAT III) ]

Archive stellen eine unschätzbare Ressource dar. Archivgut ist einmalig und besonders schützenswert. Archive verwahren die Zeugnisse der Menschheit. Das Universitätsarchiv Leipzig ist seit 1409 für die Überlieferungsbildung sämtlicher Einrichtungen der Universität Leipzig zuständig. Das Universitätsarchiv Leipzig sorgt für Rechtssicherheit und stärkt die Demokratie, die Identität Einzelner und der Gemeinschaft.

English: archives(en)

Archivalien

Oberbegriff, Archivalien können Informationsträger unterschiedlicher Art sein, wie z.B. Akten, Urkunden, Karten, Pläne, Fotos, Filme, Tonaufzeichnungen, Plakate, Karteien, maschinenlesbare Daten einschließlich der Hilfsmittel zu ihrer Benutzung.

English: archival document(en), archival fonds(en), archival holdings(en),archival holdings(en), archive group(en), archives(en), collection(en),document(en), fonds(en), fonds(en), item level description(en), manuscript(en),papers(en), papers(en), personal papers(en), personal papers(en), private archives(en), private record(s)(en), record(en), record(en), record(en), record group(en), records aggregation(en),

French: archives privées(fr), document à archiver, document archivé(fr),document engageant(fr), fonds (fr), fonds d’archives(fr), fonds d’archives(fr),fonds et collections(fr), manuscrit(fr), papiers personnels(fr), pièce(fr)

Zugehöriger Artikel: Was ist eigentlich „Archivgut“?

Archivgesetz

Das Bundesarchivgesetz und die Archivgesetze der Bundesländer regeln den Umgang mit und die Nutzung von Archivgut (z.B. Auftrag der Überlieferungsbildung, Abgabepflicht der Dienststellen, Schutzfristen bzgl. der Akteneinsicht).

Zugehöriger Artikel: Archivgesetze

Archivgut

Vom Archivar als archivwürdig befundenes Registraturgut.

English: archives(en)

Zugehöriger Artikel: Was ist eigentlich „Archivgut“?

Archivsprengel

Abgrenzung der Zuständigkeit eines Archivs.

Archivwürdigkeit

Archivalien gelten als archivwürdig, wenn ihnen infolge ihres wissenschaftlichen, rechtlichen, sozialen oder historisch-kulturellen Informationsgehalts ein bleibender Wert für die Forschung, die Aufklärung und das Verständnis von Geschichte und Gegenwart zukommt.

Zugehöriger Artikel: Was ist eigentlich „Archivwürdigkeit“?

Aushebezeiten

Das sind die Zeitpunkte, zu denen das von Benutzern bestellte Archivgut aus dem Magazin zur Vorlage im Lesesaal gebracht wird. Die Festlegung der Aushebezeiten im Universitätsarchiv Leipzig ist geregelt, kann von äußeren Faktoren (Aushebung in Außenmagazinen, Arbeitszeiten des Magazindienstes etc.) abhängen.

Zugehöriger Artikel: Was bedeutet „Aushebezeit?“

↑

B

Benutzungsantrag

Schriftlicher Antrag, der beim Archivbesuch vom Benutzer vor der Recherche auszufüllen ist. Der Antrag fragt u.a. den Namen, die Kontaktdaten, das Thema der Recherche und den konkreten Benutzungszweck ab. Auf der Grundlage dieser Angaben erfolgt im Archiv die Recherche und erteilt die Archivleitung die Benutzungsgenehmigung unter Berücksichtigung der Schutzfristen.

English: reference copy(en), reference service(en)

Benutzungsordnung

Rechtsvorschrift, welche die Benutzung regelt, darunter die Rechte und Pflichten des Benutzers sowie die Serviceleistungen des Archivs. Die Benutzungsordnung wird auf Grundlage des jeweils geltenden Archivgesetzes erlassen.

Beständeübersicht

Vom Archiv bereit gestelltes analoges oder digitales Findmittel, in dem die einzelnen Bestände mit einer Kurzbeschreibung aufgeführt sind.

Bestand

Gruppe von Archivalien, welche gemäß dem Provenienzprinzip die Überlieferung eines Registraturbildners umfasst.

Bewertung

Dient der Ermittlung der archivwürdigen Teile aus dem angebotenen Schriftgut der Dienststellen. Während die archivwürdigen Unterlagen dauerhaft im Archiv aufbewahrt werden, können die nicht-archivwürdigen Unterlagen vernichtet werden (Kassation).

English: appraisal(en), appraisal(en), selection(en)

D

Depositum

Unterlagen, die von Privatpersonen oder Institutionen außerhalb des Archivsprengels dem Archiv zur Aufbewahrung, Erschließung und Benutzung übergeben werden, wobei das Eigentumsrecht nicht dem Archiv abgetreten wird.

English: accession(en), accrual(en), deposit(en), transfer(en), transfer(en),transfer(en)

Digitale historische Hilfswissenschaften

Die Historischen Hilfswissenschaften sind eine Teildisziplin der Geschichtswissenschaft („kleines Fach“), die sich darauf konzentriert, die historischen Quellen aufzubereiten. Der umfangreiche Fächerkanon mit teilweise eigenständigen Methoden ist offen für die interdiziplinären Anwendungen in Digital Humanities zur Beschreibung und Klassifizierung formaler Eigenschaften von Quellen und Objekten. Digitalisierung als hervorragendes Hilfsmittel zur Visualisierung und historischer Beschreibung unterstützt die digitalen historischen Hilfswissenschaften.

Digitale Archivalie

Digitalisierte, in Datenbank recherchierbare und abgebildetes Archivgut.

Digitale Archivwissenschaft

Wissenschaftliche Erschließung historischer Quellen von der Pergamenturkunde bis zur digitalen Aufzeichnung sowohl auf der Basis bewährter Traditionen als auch innovativer Methoden im Kontext der Digitalisierung, digitaler Methoden und Arbeitsmittel. Umfassende Vernetzung und Kenntnisse von Information und Gesellschaft, Methoden der Archivwissenschaft, Archivtypologie und Archivgeschichte, Informationsfreiheitsgesetze , Historische Bildungs- und Öffentlichkeitsarbeit, Historische Hilfswissenschaften, Digitale Archive, umfasst die Beherrschung moderner Methoden der Dokumentation und Informationsverwaltung inklusive archivarischer Bewertung, Dokumentation und Bearbeitung audiovisueller Quellen, sowohl in analoger wie digitaler Form.

Digital Humanities

Das Fach Digital Humanities umfasst in der Anwendung im Archiv die Verwendung von computergestützten Verfahren und die systematische Verwendung von digitalen Ressourcen in den Geistes- und Kulturwissenschaften. Es handelt sich um ein interdisziplinär ausgerichtetes Fach, Computerphilologie, der Historischen Fachinformatik, der Informationswissenschaft und der Computerlinguistik, digitale Editionen, quantitative Textanalyse, Visualisierung komplexer Datenstrukturen oder die Theorie digitaler Medien.

deutsch: „digitale Geisteswissenschaften“

Digitale Geschichtswissenschaft

Geschichtswissenschaft verändert sich im digitalen Zeitalter durch Digitalisierung von Quellen und Archivmaterialien, gleichermassen Umgang und Interpretation der digitalen Ressourcen. Sie umfasst die Arbeit mit digitalen Quellen und Tools, mit Mail- und Textverarbeitungsprogrammen, Suche in Katalogen, Datenbanken, Volltextplattformen, Suchmaschinen, digitale Kommunikation und Publikation der Forschungsergebnisse. Die Arbeit mit digitalisierten Quellen beeinflusst Quellenkritik und Quellenarbeit. Die Arbeit mit ausgewählten Online-Quellen bringt für den Forscher den Verlust des Kontextes mit sich, dazu gehören Haptik und Materialität/Geruch.

Was ist „digitale Geschichtswissenschaft“?

Digitalisierung

Analoges Archivgut wird durch in ein Digitalisat z.B. durch Scannen umgewandelt. Das Digitalisat kann aus einer oder mehreren Dateien bestehen. Digitalisate sind von hohem Nutzen für das Archiv hinsichtlich der Benutzerfreundlichkeit, Bestandserhaltung, Zugrifffreundlichkeit, der archivalischen Öffentlichkeitsarbeit, ortsunabhängigen Online-Nutzung und besonders der Schonung der Quellen. Autoritativen Zugriff auf die Originale hat nur das Archiv.

Digitale Langzeitarchivierung

↑

E

Enthält-Vermerk / Darin-Vermerk

Zusätzliche inhaltliche Angabe im Rahmen der Verzeichnung, die zur Ergänzung des Titels dient. Folgende Enthält-Vermerke werden verwendet: „Enthält“ umfasst den gesamten Inhalt der Akte in vollständiger Wiedergabe; „Enthält u.a.“ erfasst nur eine qualitative Auswahl aus dem Akteninhalt (Einzelvorgänge bzw. einzelne Dokumente mit besonderer wissenschaftlicher Bedeutung in der Reihenfolge ihres Erscheinens); „Enthält v.a.“ fasst den quantitativ überwiegenden Teil einer Akte zusammen; „Enthält auch“ berichtigt zu eng gefasste Aktentitel; „Enthält nur“ berichtigt zu weit gefasste Aktentitel; „Darin-Vermerk“ weist auf andere Medien hin (z.B. Fotos, Plakate, Publikationen).

Erschließung

Ordnung und Verzeichnung von Archivgut. Ergebnis dieser Tätigkeit ist ein Findmittel.

English: archival description(en), archival description(en), description(en)

F

Findbuch

Analoges oder digitales Findmittel, das nach Abschluss der Erschließung eines Bestandes erstellt wird. Es besteht neben einem Inhaltsverzeichnis mit Klassifikation (Gliederungsschema), aus Angaben zur aktenabgebenden Behörde (z.B. bzgl. Zuständigkeit, Gründung, Entwicklungsgeschichte der Behörde etc.) und einer Bestandsgeschichte (Angabe zur Übernahme des Bestands durch das Archiv, Zustand der Unterlagen, Hinweis zur Überlieferung (z.B. Lücken), laufende Schutzfristen etc.) sowie aus einem Personen- und evtl. Sachregister.

Findmittel

Findmittel geben Auskunft über den Inhalt eines Bestandes. Je nach Grad der Erschließung liegen sie in Form von Findbüchern, Bestandsübersichten, Karteien oder Ablieferungslisten vor.

English: finding aid(en), finding aid(en), guide(en), thematic guide(en)

H

Hashtag#

Hashtags zum Sortieren der digitalen Inhalte bei Twitter/Facebook/Instagram. Nützliche Hashtags für Archivare und Historiker sind #history #geschichte #medieval #manuscript #17thCentury #ww1 und #ww2 #Students #UniLeipzig #archives # archivist #archivallife. Für einzelne Twitteraktionen werden eigene, kreative Hashtags erfunden, #IAD16 für den Internationalen Archivtag 2016, #archivesrock für das Thema.

K

Kassation

Die Bewertung von Schriftgut für die Aufbewahrung oder Vernichtung ist die verantwortungsvollste archivarische Aufgabe: Was als Makulatur ausgesondert und vernichtet wird, ist endgültig verloren. Kassation ist die Vernichtung von nicht-archivwürdigen Unterlagen nach Ablauf ihrer rechtlichen Aufbewahrungsfrist.

Zugehöriger Artikel: Was ist eigentlich „Kassation“?

Klassifikation

Logisch nach Klassen aufgebautes mehrstufiges Gliederungsschema von Beständen zur Herstellung einer inneren Ordnung.

Konkordanzliste

Tabellarische Übersicht von Altsignatur und aktuell gültiger Signatur.

English: concordance list(en)

↑

L

Laufzeit

Entstehungszeit der Verzeichnungseinheit. In der Regel wird der Zeitpunkt (Jahr, evtl. Monat) angegeben, an dem der Vorgang angelegt und geschlossen wurde.

Lesesaalaufsicht

Die Lesesaalaufsicht im Universitätsarchiv Leipzig informiert und berät Sie zu Beständen, die für Ihr Thema relevant sind. Sie weist Sie auf die im Findmittelbereich zugänglichen Findmittel und Datenbanken hin, die Beständeübersicht und Recherchemöglichkeiten hin. Sehr gerne hilft sie Ihnen beim Ausfüllen des Antrags auf Benutzungsgenehmigung. Sie nimmt die ausgefüllten Archivalienbestellscheine entgegen, gibt die bestellten Archivalien aus und nimmt diese nach der Benutzung zurück. Die Lesesaalaufsicht nimmt Ihre Kopieraufträge entgegen und informiert Sie über die anfallenden Gebühren.

N

Nachlass / Vorlass

Private Unterlagen, welche die Tätigkeit einer historisch bedeutsamen Persönlichkeit dokumentieren und als Depositum, Schenkung oder Kauf ins Archiv gelangen. Beim Nachlass handelt es sich um Unterlagen einer verstorbenen Person; der Vorlass gelangt zu Lebzeiten der betreffenden Person ins Archiv.

Zugehöriger Artikel: Was ist eigentlich ein „Vorlass“?

O

Ordnung

Herstellen einer sachlogischen Gliederung eines Bestandes (Klassifikation); konkret durch Zuordnung der Verzeichnungseinheiten zu einer vorgefundenen oder im Archiv hergestellten Ordnung.

P

Pertinenzprinzip

Strukturierungsprinzip von Archivbeständen (v.a. Sammlungen) nach sachlogischen Gesichtspunkten (z.B. Personennamen, Sachbetreffe, Ortsnamen, Zeiträume) ohne Rücksicht auf die Entstehungszusammenhänge.

Provenienz

Herkunft von Unterlagen begründet durch ihren Entstehungszusammenhang (i.d.R. aktenabgebende Stelle).

Provenienzprinzip

Grundsatz für Bildung und Abgrenzung von Archivbeständen, bei dem der Entstehungszusammenhang von Archivgut gewahrt bleibt; d.h. Archivgut eines Aktenbildners / Registraturbildners bildet einen Bestand.

↑

R

Registraturbildner / Aktenbildner

Die (Dienst-)Stelle, bei der das Schriftgut entstanden ist. Diese Stelle bietet dem zuständigen Archiv die Unterlagen an, deren rechtliche Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind und die es nicht mehr zur Erfüllung dienstlicher Belange benötigt.

S

Sammlung

Archivgut, welches ohne Berücksichtigung der Entstehungszusammenhänge unter formalen und inhaltlichen Gesichtspunkten zusammengestellt wird (z.B. Fotos, Plakate, Tonbänder, Filme, Flugschriften, Zeitungsausschnitte).

English: case files(en), case files(en), collection(en), dossiers(en), file(en),particular instance papers(en), project files(en), transactional files(en)

Sample

Repräsentative Auswahl von Massenakten nach statistischen Verfahren im Rahmen der archivischen Bewertung. Das Sample macht mit einer geringen Anzahl von Unterlagen die Gesamtmenge rekonstruierbar.

English: sampling(en)

Schutzfrist / Sperrfrist

Im Archivgesetz und der Benutzungsordnung festgelegter Zeitraum, in dem Archivgut Benutzungsbeschränkungen unterliegt. Für Archivgut gilt in der Regel eine Schutzfrist von 30 Jahre nach Entstehung der Unterlagen. Die Schutzfrist / Sperrfrist bei personenbezogenen Unterlagen beträgt 10 Jahre nach Tod bzw. 90 Jahre nach Geburt der betroffenen Person; sollten diese Daten nicht zu ermitteln sein, gelten 70 Jahre nach Entstehung der Unterlagen. Die Schutzfristen / Sperrfristen können in besonderen Fällen auf Antrag verkürzt werden.

English: copyright(en), intellectual property rights(en), moral rights(en)

Signatur

Kennzeichen zur Identifikation einzelner Archivalien. Die Signatur ist bei der Bestellung von Archivalien anzugeben.

↑

T

Tektonik

Gliederung des Gesamtbestandes eines Archives.

Titel

Zentrales Element der Verzeichnung. Prägnante Wiedergabe des Entstehungszwecks einer Archivalie. Kann bei Bedarf durch einen Enthält-Vermerk erweitert werden.

V

Verzeichnung

Teil der archivischen Erschließung. Sie besteht aus der Titelbildung, der Vergabe der Signatur, der Laufzeit und eventuell aus dem Enthält-Vermerk.

Verzeichnungseinheit

Einheit innerhalb eines Bestandes mit eigener Identifikation durch die Signatur und dazugehörigen Verzeichnungsangaben.

Vorlass

Wenn Archivalien schon bei Lebzeiten von einem Vorlasser/Vorlassgeber dem Universitätsarchiv Leipzig zur Verfügung gestellt werden, spricht man von „Vorlass“.

Zugehöriger Artikel: Was ist eigentlich ein „Vorlass“?

↑

Z

Zwischenarchiv / Verwaltungsarchiv

Frühzeitige Aufnahme von selten benutztem Registraturgut ins Archiv, bei dem die rechtliche Aufbewahrungsfrist noch nicht abgelaufen ist. Das Zwischenarchivgut verbleibt im Eigentum des jeweiligen Registraturbildners. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist entscheidet das Archiv über die Archivwürdigkeit der Unterlagen.

English: active record(en), active record(en), current record(en), current record(en), inactive record(en), inactive record(en), inactive record(en),intermediate archives(en), life cycle(en), non-current record(en), non-current record(en), records centre(en), semi-active record(en), semi-active record(en),semi-active record(en), semi-current record(en)